Tribunal del Tercer Distrito Judicial
Explore Section
Oficina de finanzas
El administrador de la Oficina de Finanzas es el Director Financiero del Tribunal (CFO por sus siglas en inglés).
El CFO administra las operaciones de la Oficina de Finanzas y es responsable de: preparar y ejecutar el presupuesto operativo anual; mantener el sistema de contabilidad SHARE y la contabilidad general; supervisar la contabilidad de las transacciones financieras; dirigir las compras, el abastecimiento de bienes y servicios, y el pago de facturas; supervisar las cuentas a pagar, los reembolsos de fianzas, la adquisición de servicios de abogado y otros servicios contractuales; coordinar la auditoría anual y preparar resúmenes financieros. En el desempeño de sus funciones, el CFO recibe la ayuda del personal de la Oficina de Finanzas que está dirigido por el Especialista Financiero Principal.
Preparación de presupuestos
El CFO es el director de presupuestos y, como tal, prepara las estimaciones de ingresos y de necesidades presupuestarias para salarios y beneficios de los empleados, servicios contractuales y otras categorías de desembolso por costos; mantiene el ejercicio presupuestario y las herramientas de análisis; prepara los informes mensuales de desembolsos; mediante el uso del Sistema de Preparación de Presupuestos, prepara los pedidos de asignaciones presupuestarias para su presentación en el Departamento de Finanzas y Administración (DFA) del estado y el Comité Legislativo de Finanzas (LFC); prepara los documentos de solicitud de presupuesto de la Oficina de Administración de Tribunales (AOC); asiste a las reuniones del comité presupuestario, a las audiencias presupuestarias y a los procedimientos presupuestarios legislativos; y realiza otros trabajos presupuestarios según sea necesario.
Administración financiera y de dinero en efectivo
La Oficina supervisa los procedimientos con dinero en efectivo del Tribunal, los cuales incluyen: preparación de depósitos diarios en efectivo, hacer depósitos para las instituciones financieras, procesar transferencias en efectivo para la Oficina del Tesorero Estatal, conciliar todos los resúmenes bancarios con los balances actuales y garantizar la contabilidad correcta de las transacciones con dinero en efectivo.
Gestión de adquisiciones y activos
El abastecimiento de bienes y servicios necesarios para el tribunal está asignado al Especialista en Adquisiciones, quien dirige el proceso de compras conforme a la reglas del Código Estatal de Abastecimiento. La función de abastecimiento incluye: procesamiento de requisiciones aprobadas; emisión de Solicitudes de Propuestas (RFP) y Solicitudes de Cotizaciones (RFQ); preparación de contratos y órdenes de compra; presentación ante el DFA para la aprobación de compras que exceden los límites; coordinación de las cuentas a pagar y aprobación de facturas para su pago. Asimismo, el especialista supervisa el inventario físico de equipos y prepara el inventario anual para la auditoría anual. Se dispone de activos según los procedimientos para la disposición de activos establecidos en las pautas de la Oficina del Auditor Estatal.
Cuentas a pagar
La Oficina procesa el pago de las facturas aprobadas por el DFA y presenta las facturas de AOC en Santa Fe para su pago. Las facturas aprobadas por el DFA incluyen cargos por bienes y servicios adquiridos por el Tribunal a través de sus funciones de compras y abastecimiento. Las facturas de AOC incluyen el pago del jurado, abogados proporcionados por AOC, intérpretes y otros contratados bajo acuerdo con la Oficina de Administración de Tribunales, además de facturas de la Fiscalía del Distrito para el pago de testigos, testigos peritos y viáticos (traslado, alojamiento y comidas) para los testigos.
Fianzas en efectivo (Bail Bonds) /Indemnizaciones
La Oficina mantiene las cuentas de fideicomiso para fianzas en efectivo, los fondos para litigantes que devengan intereses y los fondos para pago de indemnizaciones. Se realizan reconciliaciones de fianzas para garantizar que las fianzas se depositen correctamente y para el caso correcto en el sistema de administración de casos. Se preparan los reembolsos de las fianzas para su reintegro a quien depositó la fianza. También se preparan los cheques para el pago de indemnizaciones a la parte que ha sufrido daños y perjuicios. Las cuentas se reconcilian mensualmente.
Contabilidad/SHARE
El CFO es responsable de garantizar la contabilidad correcta de las transacciones financieras en SHARE, que es la entidad contable del estado. Las funciones incluyen: mantenimiento de la contabilidad general; verificación de que los depósitos, pagos, pagos a empleados y cargos por beneficios, y todas las demás transacciones se depositen en las cuentas correctas; corrección de cualquier error; verificación del balance de los asientos contables; auditoría interna de las transacciones.
Auditorías e informes financieros
El CFO desarrolla, implementa y mantiene políticas y procedimientos prudentes, controles de contabilidad interna y contratos para la auditoría anual independiente de dichas políticas y procedimientos. La Oficina trabaja con auditores externos en la preparación para la auditoría anual; constata que se proporcionen los documentos y toda otra información; garantiza que la auditoría se realice puntualmente; corrige problemas y determinaciones hechas en la auditoría; garantiza que los informes de auditoría y los informes financieros reflejen exactamente la posición financiera del Tribunal; garantiza la presentación puntual de los informes de auditoría y de los informes financieros en la Oficina del Auditor Estatal.
Indicaciones para llegar a la Oficina de Finanzas
Ingrese al edificio del tribunal por la entrada principal.
Doble a la derecha y siga por el pasillo principal hacia el elevador. Vaya en el elevador hasta el segundo piso.
Al salir del elevador, siga por el pasillo, doble a la derecha en el siguiente pasillo y entre por la puerta de la Oficina de Jurado. En la ventanilla, pídale a un empleado que llame a la Oficina de Finanzas. Un miembro del personal le dejará pasar por la puerta trabada de la izquierda y le acompañará a la Oficina de Finanzas.
Información de contacto
Director Financiero
Especialista Financiero Principal
Especialista en Adquisiciones
Especialista en Fianzas
Especialista en Cuentas a Pagar